Ai ai cũng cần có kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống. Chúng giúp ta kết nối với cộng đồng, thấu hiểu lẫn nhau. Và trong doanh nghiệp cũng vậy, kỹ năng này thật sự quan trọng. Đặc biệt là đối với vai trò quản lý, nếu giao tiếp sai cách sẽ khiến thông tin bị truyền đi sai lệch. Đội ngũ nhân viên sẽ không hiểu ý, hiệu suất làm việc không đạt được tối đa. Vì thế, với vai trò là một người quản lý đội ngũ, bạn nên rèn luyện kỹ năng này để đạt hiệu quả hơn trong con đường sự nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về kỹ năng giao tiếp cho quản lý.
Kỹ năng giao tiếp cho quản lý là gì?
Là hình thức giao tiếp giữa quản lý và đội ngũ nhân viên bằng hội thoại trực tiếp, email, điện thoại, tin nhắn,… Kỹ năng giao tiếp là mắt xích quan trọng thúc đẩy kỹ năng làm việc của nhân viên. Đây là kỹ năng mà hầu như các ngành nghề trong mọi doanh nghiệp đều cần.
Kỹ năng giao tiếp tốt giúp quản lý trở thành người giải quyết vấn đề tốt. Có khả năng kết nối, thấu hiểu với nhân viên. Là một kỹ năng cần thiết để hoạt động hiệu quả trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Nếu việc giao tiếp không hiệu quả, người quản lý sẽ gặp nhiều khó khăn trong quá trình điều hành đội ngũ của mình.
Kỹ năng lắng nghe nhân viên
Để việc giao tiếp hiệu quả, người quản lý cần lắng nghe ý kiến, quan điểm nhân viên của mình. Và cần áp dụng các kỹ thuật dưới đây, nhằm khai thác được vấn đề và đặt câu hỏi đúng.
Kỹ thuật lắng nghe LACE
LACE là viết tắt của Listen – Acknowledge – Check – Explore, trong đó:
- Listen: là lắng nghe, không chỉ là nghe và bỏ ngoài tai. Lắng nghe nhân viên và ghi nhận lại thông tin, những điều nhân viên bày tỏ.
- Acknowledge: là thừa nhận, nhìn nhận hoặc đồng tình với thông tin, vấn đề nhân viên đang nói. Bằng cách thể hiện thái độ, cảm xúc, ngôn ngữ hình thể như gật đầu, cười, chớp mắt.
- Check: kiểm tra lại một lần nữa thông tin đã tiếp nhận. Để xem bạn có đang hiểu đúng ý của người trình bày hay không.
- Explore: hỏi, khai thác thêm thông tin một cách khéo léo. Để hiểu rõ hơn về vấn đề mà nhân viên đang gặp phải.
Kết hợp 4 hành động này, người quản lý sẽ hiểu được đội ngũ của mình. Khi bạn cho nhân viên được thổ lộ, nói ra, sẽ tạo được sự tôn trọng, tin tưởng giữa 2 bên.
Kỹ thuật phản hồi AID
Một kỹ thuật nữa của kỹ năng giao tiếp trong quản lý là kỹ thuật phản hồi AID. AID là viết tắt của Action – Impact – Desire, trong đó:
- Action: nếu nhân viên cần khắc phục điểm nào, người quản lý nên đưa ra hành động cụ thể để nhân viên cải thiện. Hoặc đưa ra sự hướng dẫn nên làm gì nếu nhân viên gặp khó khăn.
- Impact: nêu ra những hành động của nhân viên gây ảnh hưởng đến các thành viên khác. Điều này cũng đánh vào tâm lý nhân viên, nhằm khuyến khích nhân viên sửa đổi.
- Desire: nói ra sự mong muốn đối với nhân viên. Cần họ thay đổi điều gì hay khuyến khích họ nên làm gì để tốt hơn.
Những hành động này giúp nhân viên nhận ra được vấn đề mà họ cần phải thay đổi. Và quản lý cũng nắm được tình hình và đưa ra được giải pháp cho họ. Cho họ cơ hội thay đổi để nâng cấp bản thân.
Trình bày hiệu quả với nhân viên và khách hàng
Trình bày, phản hồi cũng cần có kỹ năng để giúp đối phương nắm được thông tin bạn muốn truyền tải. Trong môi trường làm việc lại càng quan trọng. Trình bày hiệu quả với nhân viên và khách hàng sẽ giúp tối ưu thời gian và quy trình làm việc.
Trình bày B2C
Trình bày B2C viết tắt là Benefits to commit, có nghĩa là trình bày bắt đầu từ lợi ích cho đến sự cam kết.
Khi trình bày, người quản lý cần nêu lên lợi ích của người nghe trước. Để họ thấy mình sẽ được gì và nhận được gì. Kích thích sự lắng nghe từ họ và dễ dàng có cơ hội để họ làm theo mong muốn của mình.
Quản lý cảm xúc trong giao tiếp
Biết cách kiểm soát và cân bằng lại cảm xúc thông qua công thức:
R (Response) + E (Event) = Re (Result)
Điều này có nghĩa là khi một sự kiện xảy ra, bạn không thể thay đổi được sự kiện đó, nhưng có thể thay đổi cách nhìn, cách phản ứng với nó. Từ đó kết quả tích cực hay tiêu cực đều là do bạn lựa chọn.
Cân bằng được cảm xúc trong giao tiếp sẽ giúp bạn kiểm soát được tình hình. Nhìn nhận vấn đề một cách tích cực, từ đó mà đưa ra được nhiều hướng giải quyết tốt hơn.
Nếu gặp tình huống tiêu cực trong giao tiếp, bạn cũng nên trân trọng và cảm ơn. Vì điều đó đã mang đến cho bạn thêm một bài học nữa trong cuộc sống.
Tham gia khóa đào tạo tại TOPSKILLS
Sau cùng, đó là tất cả những thông tin về kỹ năng giao tiếp cho quản lý mà TOPSKILLS muốn chia sẻ. Để trở thành chuyên gia về kỹ năng này, bạn có thể đăng ký khóa học GIAO TIẾP VÀ GIAO VIỆC HIỆU QUẢ tại TOPSKILLS nhé.
TOPSKILLS được thành lập để kiến tạo đội ngũ kế thừa, giải quyết bài toán cho doanh nghiệp về đào tạo. Tại đây, bạn sẽ có sự trải nghiệm thực tế của bản thân. Được dẫn dắt bởi chuyên gia có chứng nhận Extended DISC, đã được công nhận bởi tổ chức EXTENDED DISC Hoa Kỳ. Và được tư vấn, đào tạo và cung cấp công cụ đo lường hiệu quả cho doanh nghiệp. Là đơn vị tiên phong cung cấp giải pháp tư vấn Từ điển năng lực, Xây dựng lộ trình và đào tạo Tư duy – Kỹ năng lãnh đạo.
Các bài viết liên quan:
6 ĐIỀU PHŨ PHÀNG VỚI LÃNH ĐẠO TRONG GIAO TIẾP VÀ GIAO VIỆC